Update Future Work – Mobile first & 100% remote
Die Corona-Pandemie zwang die publicplan wie so viele Unternehmen zum mobilen Arbeiten. Durch diese Erfahrung und das stetige Wachstum ist Mitte 2020 das Konzept „Future Work“ entstanden. Die iterative, skalierbare Lösung hat bereits einige Updates durch neue Regelungen und geänderte Begebenheiten erhalten. Seit Mai 2022 steht nun ein weiteres Update zu „Future Work 3.0“ fest. Über die Neuerungen sprechen wir mit Jacqueline Becker und Dennis Handke, die das Konzept mitentwickelt haben.
Hallo Jacqueline, hallo Dennis. Die ersten beiden Phasen von Future Work sind nun beendet. Welches Feedback habt ihr erhalten und welche nachträglichen Anpassungen habt ihr nun für die nächste Phase vorgenommen?
Jacqueline: Die meistgenannten positiven Faktoren sind die hohe Flexibilität und die wenigen Rahmenbedingungen von „Future Work“. Viele Kolleg:innen berichten, sehr viel fokussierter und konzentrierter von zuhause arbeiten zu können. Das Modell „Mobile first“ ermöglicht auch bei unserem rasanten Wachstum eine gute Zusammenarbeit, eines der größten Benefits für alle Mitarbeiter:innen.
Dennis: Der Fokus bei „Future Work“ liegt darauf, ein schlankes und leicht verständliches Konzept zu haben, das sich auch langfristig weiterentwickeln lässt. Deswegen wurde von Anfang an die „Mobile-First-Strategie“ ins Leben gerufen. Alle Meetings sollen so konzipiert sein, dass eine digitale Teilnahme jederzeit möglich ist.
Wie habt ihr „Future Work“ mit diesem Feedback und den Learnings nun weiterentwickelt? Was gibt es Neues im Update 3.0?
Jacqueline: Prinzipiell gilt: Es gibt keine feste Vorgabe von Bürotagen mehr. Ausgenommen hierzu sind der Empfang, welcher zu unseren Bürozeiten besetzt sein muss und unsere System-Administratoren, die bei akutem Bedarf ins Büro kommen. Zudem gilt durch eine Vorgabe der IHK eine 50%-Office-Regelung bei unseren Azubis.
Dennis: Es gibt ab sofort nur noch ein Event pro Jahr, an dem die Firma physisch zusammenkommt. Dies ist ein zweitägiger Jahres-Kick-Off im Januar. Alle anderen Meetings können künftig digital abgehalten werden, hierzu haben wir ein neues Tool zur Verfügung gestellt. Natürlich bleiben die Meetingräume im Office bestehen, für die Kolleg:innen, die den persönlichen Austausch bevorzugen, und für Kundentermine. Mit unserem eigens entwickelten Desksharing-Tool können die Kolleg:innen Arbeitsplätze im Voraus reservieren und einsehen, wer wann im Office anzutreffen ist.
Jacqueline: Besonders hilfreich ist auch das bereits genannte neue Tool MixUp, das die Kolleg:innen für alle Arten von digitalen Meetings nutzen können, sogar für Messen oder Konferenzen. Bei unserer ersten firmeninternen Messe haben wir es bereits erfolgreich eingesetzt und sind begeistert von den Möglichkeiten zur digitalen kollaborativen Arbeit.
Natürlich gibt es einige Rahmenbedingungen, damit „Future Work“ für alle Mitarbeiter:innen von publicplan funktioniert. Könnt ihr uns hierzu einige Details verraten?
Jacqueline: Ein bisschen Bürokratie gibt es natürlich auch für uns, damit alle unsere Kolleg:innen sicher und nachhaltig arbeiten können. In Abstimmung mit der zuständigen Berufsgenossenschaft (VBG) und unserer Fachkraft für Arbeitssicherheit haben wir eine Checkliste für das mobile Arbeiten erstellt, die jede:r Mitarbeiter:in ausfüllen muss. Hintergrund ist, dass wir als Arbeitgeber dazu verpflichtet sind, auch im mobilen Arbeiten ein Mindestmaß an Ergonomie sicherzustellen. Nur dies gewährleistet, dass alle in Zukunft weiter von zuhause arbeiten können.
Dennis: Außerdem haben wir intern Regelungen für digitale Meetings erstellt, damit für alle ein angenehmes Zusammenarbeiten möglich ist. Dazu gehört, sich auf den Termin zu fokussieren, die Kamera einzuschalten und das Mikro in großen Runden zu muten, wenn man nicht spricht.
Jacqueline: Wir arbeiten kontinuierlich daran, den Aufwand für alle Beteiligten so gering wie möglich zu halten. Das entspricht unserer agilen Arbeitsweise, wir passen uns dynamisch neuen Entwicklungen und Begebenheiten an. Analog gibt es bestimmt auch zu „Future Work“ in Zukunft noch einige Updates.
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