Hackathon-Lab: Ein Desksharingtool für publicplan

Im Rahmen unserer GovExpedition erkunden wir monatlich neue Planeten in verschiedenen firmenweiten Formaten. Letztes Jahr fand dabei zum ersten Mal ein eintägiger publicplan-Hackathon statt. Abteilungsübergreifend gründeten sich hierzu kleine Teams, die eine kreative Lösung für eine konkrete Aufgabenstellung erarbeiteten. Am Ende entschied die gesamte Firma über das beste Ergebnis, das dann in die Umsetzung ging.

Durch die Umstellung auf mobiles Arbeiten der gesamten Belegschaft und das rasante Wachstum der publicplan standen wir vor folgender Problematik: Auch wenn viele Kolleg:innen von zuhause arbeiten, sollen sie weiterhin auch ins Büro kommen können. Ausreichend eingerichtete Arbeitsplätze im Office stehen jedoch nicht für alle Mitarbeiter:innen zur Verfügung. Die Lösung der Problematik wurde von Kolleg:innen während des Hackathons erarbeitet.

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Jede:r Mitarbeiter:in konnte am Hackathon teilnehmen. Gewisse Rahmenbedingungen waren vorgegeben, beispielsweise musste jedes Team mit Kolleg:innen aus verschiedenen Abteilungen besetzt sein. Ideengeber:innen durften nicht Teil eines Umsetzungsteams sein. Die Umsetzung sollte parallel in mehreren kleinen Teams erfolgen, welche im Wettbewerb zueinanderstehen. Am Ende des Tages kürte die gesamte Firma den Gewinner in einem Voting.

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Und die Gewinnerlösung kann sich sehen lassen: Unser eigenes Desksharing-Tool! Ein Team aus Entwicklern hat in den Folgemonaten dann das Tool fertiggestellt, das nun schon seit einiger Zeit bei uns im Einsatz ist.

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Herausgekommen ist eine übersichtliche, perfekt gelöste Variante der Arbeitsplatzreservierung. Sie ist für jede:n Mitarbeiter:in von zuhause online abrufbar. So kann jede:r schon vorab seinen Arbeitsplatz für einen gewissen Wochentag oder gewisse Stunden blocken und sicher gehen, dass er oder sie nicht umsonst anreist und alle Plätze bereits belegt sind.

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Durch die noch aktuellen Abstandsregelungen stehen von den vorhandenen 75 Arbeitsplätzen im Sky Office momentan 36 voll ausgestattete Schreibtische zur Verfügung. Durch die Lockerungen der Coronaregeln werden nach und nach alle Arbeitsplätze nachgerüstet, damit auch sie buchbar sind.

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Loggt man sich im Tool ein, so erscheint der Button „Arbeitsplatz suchen“. Eine tagesaktuelle Belegung der Schreibtische erscheint ebenfalls, dabei lässt sich der Tag der Betrachtung anpassen. Jedem Arbeitsplatz ist eine Nummer zugewiesen, im Office sind diese Nummern ebenso auf den einzelnen Schreibtischen zu finden. Der Etagenplan zeigt, welcher Schreibtisch sich wo befindet. So können sich Teams absprechen und einzelne Tische in der Nähe reservieren, um gemeinschaftlich an Projekten zu arbeiten. Datenschutzrechtlich sensible Bereiche wie das HR-Büro oder das Büro der Geschäftsführung sind auch nur für diesen Personenkreis buchbar. Egal ob Lenovo oder Mac – jeder Schreibtisch ist mit allen Endgeräten kompatibel.

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Nach der Wahl des Arbeitsplatzes wählt der/die Mitarbeiter:in nun das Datum und die Zeitspanne, für die er oder sie den Arbeitsplatz nutzen möchte. Möglich sind ganze, aber auch halbe Tage, die Buchung ist maximal zwei Wochen im Voraus möglich. Ein letzter Klick auf den grünen Button „Reservieren“ schließt die Buchung final ab.
Am Buchungstag ist die eigene Reservierung auf der Startseite des Tools prominent sichtbar. Mit einem Klick auf den Button „Anmelden“ erfolgt der Check-In. So weiß auch unser Front Office für den Brandschutz darüber Bescheid, wer im Büro anwesend ist.

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Die überschaubare Darstellung und intuitive Reservierung des Arbeitsplatzes erleichtert allen Mitarbeiter:innen die Planung – ob allein oder im gesamten Team.
Als neuestes Update gibt es eine Liste aller Anwesenden im Büro. Außerdem sind Ersthelfer:innen und Brandschutzhelfer:innen gesondert gekennzeichnet, damit schnell Hilfe gesucht werden kann.

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Als weiteres Feature ist die Arbeitsplatzsuche über eine Karte des Büros geplant, inklusive Darstellung der aktuellen Belegung.

Der Hackathon ist ein großartiges Beispiel für team- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit einem Mehrwert für publicplan. Unterschiedliche Rollen haben Lösungen erarbeitet, die am Ende der gesamten Firma zugutekommen. Wir sind gespannt, welches nützliche Tool beim nächsten Hackathon herauskommt!